Geschreven tijdens de corona-pandemie in mei 2020
Om tot realisatie van een gezamenlijk doel te komen is sociale nabijheid belangrijk. Nabijheid om alle perspectieven te kunnen zien en horen, zodat er voldragen besluiten worden genomen. Nabijheid om elkaar te kunnen steunen én aanspreken. Om te bezinnen, te leren en te richten op de toekomst. Een gebrek aan nabijheid leidt tot slechte resultaten, minder vertrouwen en minder dialoog. Het lijkt dan rustig, maar dat is maar schijn.
Van nature zoekt de mens graag gelijkgestemden, want bevestiging is fijn en kost weinig energie. Maar delen we met iemand een belang, zoals in ons werk, dan zijn we bereidt daarin te investeren en ons blikveld te verruimen met een ander perspectief. Op die manier creëren we een gezamenlijk beeld van onze wereld, dat ons helpt samen te werken. Fysieke nabijheid helpt om ons denken bij elkaar laten komen. Omdat we dan niet kunnen wegkijken van het ongemak, van de andersdenkenden binnen de groep.
Als fysieke nabijheid níet mogelijk is, dan is het noodzakelijk sociale nabijheid te organiseren. Want dat ontstaat dan niet vanzelf. Onder een illusie van rust kunnen kleine onenigheden tot breuken leiden. Er ontstaan diverse beelden over de toekomst, die we niet meer breed afstemmen. Want het belt nu eenmaal makkelijker met een collega die je goed ligt. En je voelt als manager op afstand minder goed aan dat een besluit toch niet zo goed valt. En elkaar aanspreken zonder elkaar te verliezen, is moeilijker als je niet bij elkaar bent. Dus laten we dat maar even.
Alleen veerkrachtige teams die elkaars kracht, leervraag en mening door en door kennen en teams met een vaste werkwijze en een stabiele toekomst, kunnen langere tijd zonder georganiseerde nabijheid.
Hoe organiseer je sociale nabijheid zonder fysieke nabijheid?
Fysieke samenkomsten zijn tot 1 juli verboden. Tot die tijd -en ook daarna-, is het goed mogelijke online sessies te organiseren. Bijna alles wat live kan, kan óók online. Je kunt een groep splitsen in break-out-rooms, je kunt samen digitale post-its plakken op whiteboards, je kunt met polls stemmen, je kunt mensen met een individuele opdracht naar buiten sturen, je kunt een online spel doen, etc. De online setting blijkt slechts een kleine drempel voor een goede dialoog waarin alle perspectieven gehoord worden. Ook blijkt in online organisatieopstellingen dat we elkaar met een beetje focus prima op afstand kunnen aanvoelen. Het is natuurlijk anders dan we gewend zijn en zouden willen, maar een goed doordachte online sessie is een goed alternatief en beter dan afwachten. Dus ga vooral experimenteren!
En als een teamconflict of andere kwestie dusdanig ernstig is dat het de dagelijkse gang van zaken verstoort, maak dan vooral gebruik van de uitzonderingsregel: georganiseerd samenkomen mag wél als het ‘noodzakelijk is voor de dagelijkse werkzaamheden’.
Ná 1 juli mogen we naar verwachting weer fysiek samenkomen. Het zou kunnen dat dat slechts een adempauze is. Dus neem de kans om samen terug te kijken en de balans op te maken voor de toekomst. Zorg er dan wel voor dat collega’s die met een verkoudheid thuiszitten, online mee kunnen doen.
Voor de toekomst voorzie ik blijvend mooie combinaties. Want als we éénmaal gewend zijn, zien we de voordelen. Een reeks aan korte, online makkelijker te plannen deelsessies vooraf, kan de effectiviteit van een fysieke samenkomst bijvoorbeeld vergroten.
